Cultuur verandert niet door campagnes, maar door functieprofielen!

Stel je eens voor. Je loopt door de gangen van je organisatie. Aan de muren hangen posters met kernwaarden als ‘eigenaarschap, vertrouwen en samenwerking’. Maar, ondertussen merk je dat besluiten achter gesloten deuren worden genomen, medewerkers afwachtend zijn en feedback vooral eenrichtingsverkeer is. Herkenbaar?

Waarom cultuurverandering meestal vastloopt

Een cultuurverandering. Hot topic in bijna elke organisatie, maar weinig slagen er ook echt in. Vaak blijft het hangen in mooie woorden: posters, inspirerende speeches van de directie of interne campagnes met slogans. Voor de bühne lijkt het allemaal goed geregeld. Maar de cultuur zelf verandert niet.

Recent is er een super interessant internationaal onderzoek gepubliceerd (Laker e.a., 2025, Harvard Business Review). Daarin leggen ze de vinger op een zere plek: “Cultuur is geen communicatievraagstuk, maar een systeemvraagstuk. Of nog scherper: cultuur verandert niet door te vertellen wat je belangrijk vindt, maar door te veranderen hoe je het organiseert.”

Van slogans naar systemen

De onderzoekers volgden 164 leiders van organisaties wereldwijd. Hun conclusie: cultuur verandert pas wanneer systemen, structuren en gedrag veranderen. Waarden en beloftes verliezen snel geloofwaardigheid als ze niet zichtbaar zijn in verantwoordelijkheden, besluitvorming en feedback.

Met andere woorden: cultuurveranderingen falen niet omdat mensen het niet belangrijk of betekenisvol vinden, maar omdat de onderliggende structuur niet verandert.

De directie deelt enthousiast de nieuwe koers en denkt dat ze er daar mee zijn. Maar ik hoor medewerkers vaak terecht de vraag stellen: “Hoe dan? Wat betekenen die nieuwe visie en waarden concreet voor de inhoud van mijn werk? Zolang de vertaalslag naar de dagelijkse praktijk op de werkvloer ontbreekt, blijft cultuur abstract.

Functieprofiel als fundament

En precies daar ligt de kracht van functieprofielen. Ze zijn geen administratief papieren moetje. Die stapel documenten die ongelezen in de la liggen te verstoffen.

Goed ontworpen functieprofielen vertalen de visie en waarden naar de praktijk van het dagelijks werk en maken afspraken expliciet. Daarmee definiëren ze het speelveld én de spelregels.

Verantwoordelijkheid: Hoe verdelen we het werk, wie doet wat en is waarop aanspreekbaar?

Voorbeeld: Wat verwachten we concreet van leidinggevenden?
Macht en invloed: Wie neemt welke besluiten en hoe leggen we verantwoordelijkheden lager in de organisatie?
Vertrouwen door duidelijkheid: Heldere verwachtingen en afspraken scheppen duidelijkheid. Niets is zo funest voor cultuur als inconsistentie: iets zeggen, maar iets anders doen. Functieprofielen maken afspraken expliciet en geven medewerkers houvast.
Waardering en beloning: Welke competenties waarderen en wat belonen we echt?

Leidinggevenden cruciaal

Bij cultuurverandering zijn de blikken vaak direct gericht op de medewerkers. Maar daarbij slaan we een cruciale schakel over: de leidinggevenden (het middenmanagement). Zij zijn degenen die vaak zonder enige houvast en rugdekking de opdracht krijgen: “voer de verandering maar uit”. Daarmee belanden ze binnen no time in een spagaat.

Ik kan me nog de stijgende verbazing herinneren toen ik een paar jaar terug een podcast luisterde over hoe op onze ministeries hele groepen ambtenaren tijdens kampvuursessies werden getraind om zich kritisch te leren uitspreken. Maar toen ze dat vervolgens bij hun leidinggevenden in de praktijk probeerden te brengen, werden ze er keihard op afgerekend. De boodschap: “Doe vooral niet wat we net van je vroegen.”.

Met andere woorden: Hoe kun je van medewerkers verwachten dat ze veranderen, zonder dat de leiding daarin zelf het goede voorbeeld geeft? Door ook de functieprofielen van het middenmanagement helder neer te zetten, geef je hen precies die erkenning, richting en handvatten om hun rol stevig neer te zetten. Inclusief rugdekking vanuit de directie of bestuur!

Waarden kosten altijd iets

En daar komen we direct op een volgende harde conclusie uit het onderzoek: “Waarden doen er niet toe totdat ze je ook daadwerkelijk iets kosten”. Want dat is wat medewerkers willen zien. Dat hun leidinggevenden bereid zijn om aan waarden vast te houden, ook als het allemaal wat ‘ingewikkelder’’ wordt.

Een herkenbaar voorbeeld is het bonussysteem dat individuele prestaties van het salesteam beloont. Stel je hebt de waarde ‘samenwerking’ en iemand stelt voor dit bonussysteem te vervangen voor een winstdeling waar iedereen van kan meeprofiteren. Dat soort voorstellen sneuvelen regelmatig aan de directietafels. Veelgehoorde argumenten die dan worden aangevoerd gaan over: “ja, maar die bonussen dat kan echt niet anders, want zo hoort het in de markt’.

De boodschap die hiermee wordt afgegeven: individuele prestaties gaan boven principes. En dat is precies waar medewerkers naar kijken: Zijn waarden daadwerkelijk meer dan enkel mooie woorden?

De illusie van extraatjes

In de strijd om de beste werkgever te zijn buitelen de arbeidsvoorwaarden en extraatjes over elkaar heen. De pooltafel is inmiddels wel ingeburgerd, maar wat te denken van mindfulness sessies, ongelimiteerde vakantiedagen, een barista op kantoor, mental health apps etc. Alles voor ons welzijn.

Maar dit soort dingen maskeren vaak de onderliggende problemen. Die dingen waar mensen echt stress van krijgen: rolonduidelijkheid, onduidelijkheid in prioriteiten, bomvolle agenda’s, bergen administratie en verantwoording en een voortdurende hoge werkdruk. En precies dat zit hem weer in: systemen, structuren en gedrag.

Uit de data van het onderzoek blijkt dat 57% van de medewerkers zich na de introductie van dit soort extraatjes zelfs slechter voelt. Waarom? Omdat hierdoor de leiding zich niet bewust lijkt te zijn van de diepere problemen. Dus “in plaats van dingen als psychologische veiligheid, inconsistent management en de chronisch hoge werkdruk te durven adresseren, openen we een smoothiebar”?

Conclusie: cultuur vraagt lef

Cultuur verander je niet met posters, speeches of extraatjes. Je verandert cultuur door het fundament van je organisatie anders te organiseren. Functieprofielen spelen daarin een cruciale rol: ze vertalen visie en waarden naar concrete afspraken, maken verwachtingen helder en geven leidinggevenden de rugdekking die ze nodig hebben.

De vraag is dus niet: hoe krijgen we mensen mee in de verandering?
Maar: durven we die verandering vast te leggen in onze structuur en in het dagelijks werk?

Daar begint de duurzame cultuurverandering!

Stefanie Stam, september 2025